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Mise en conformité et droit du travail

Toutes les entreprises doivent se mettre en conformité par rapport au droit du travail en ce qui concerne les affichages obligatoires à mettre en place, les registres et documents obligatoires. Ces points font l’objet de contrôle par l’inspecteur du travail, et tout manquement aux obligations prévues dans le Code du travail peut exposer l’employeur à des sanctions. Détails sur la mise en conformité et le test gratuit de la mise en conformité à travers le présent article.

La mise en conformité d'une entreprise par rapport au droit du travail

Qu'est-ce que la mise en conformité par rapport au droit du travail ?

Le Code du travail impose à toute entreprise, dès le premier salarié, de diffuser et/ou d'afficher dans les locaux de travail certaines informations à l'adresse des salariés. Il s'agit de l'affichage obligatoire. L'entreprise doit également tenir et mettre à disposition des registres et documents obligatoires. Une entreprise en conformité par rapport au droit du travail est une entreprise ayant respecté ces obligations définies par le Code du travail.

Affichage obligatoire

Les dispositions relatives à la mise en conformité de l’entreprise par rapport au droit du travail sont prévues dans les articles du Code du travail. Elles stipulent que l'établissement doit communiquer certaines informations aux salariés au moyen de l'affichage obligatoire. Certaines, suite à la simplification de l'obligation relative à l'affichage obligatoire, peuvent être diffusées par tout moyen, notamment pour informer les salariés détachés et mobiles. Les différents affichages obligatoires à mettre en place ou à diffuser dans l'entreprise sont: 

  •  Les textes des conventions et des accords en vigueur dans l’établissement. Dans ce cadre, il faut veiller à ce que ces textes soient actualisés et mis à la disposition des salariés pour qu’ils puissent les consulter en cas de besoin. Pour ce faire, il est possible d’avoir recours à l’intranet si l’entreprise en est dotée. Le chef d'entreprise a également l’obligation de fournir aux représentants du personnel et aux salariés mandatés un exemplaire à jour de ces textes. L'intitulé des textes conventionnels devra par ailleurs être inscrit sur la fiche de paie. En outre, une notice d'information sur le sujet devra être remise au nouveau salarié.
  • Les numéros d’urgence qu’il faut appeler en cas de situation d’urgence dans l’entreprise et notamment en cas d’incendie ou d’accident de travail. Il s’agit alors des numéros des pompiers, du SAMU, de police secours…
  • Les numéros d’appel et l’adresse du médecin de travail et de l’inspecteur du travail compétents dans l’établissement
  • Le panneau indiquant l’interdiction de fumer ainsi qu’un panneau indiquant l’emplacement de la salle close réservée aux fumeurs
  • Le panneau indiquant l’interdiction de vapoter
  • Les horaires de travail des salariés ou des équipes de travail, à noter que cet affichage inclus également les temps de pause ou de coupures
  • Les périodes et l’ordre des départs en congé
  • Les consignes à suivre en cas d’incendie
  • Les textes de loi informant sur l’égalité de rémunération entre femmes et hommes, la lutte contre la discrimination, et les mesures relatives à la lutte contre les harcèlements moral et sexuel.
  • La liste et les lieux de travail des membres du CHSCT
  • Le règlement intérieur dont le mode de diffusion a été assoupli, cependant l’affichage obligatoire reste le moyen le plus approprié pour le diffuser efficacement. En effet, ce support permet de s’assurer que l’information a été communiquée à l’ensemble des salariés et d’être en conformité en cas de contrôle de l’inspecteur du travail.
  • L’avis concernant l’accord de participation dont la mise en place est obligatoire dès lors que l’effectif de l’entreprise atteint les 50 salariés. Il doit informer les salariés sur la mise en œuvre de ce dispositif d’épargne salariale dans l’établissement.
  • L’information relative à l’organisation des élections professionnelles dans l’entreprise. À noter qu’à partir de 11 salariés, il faut procéder à l’élection des délégués du personnel et à partir de 50 salariés, il faut organiser celle du comité d’entreprise.
  • Les communications syndicales. Ces panneaux d’affichage sont réservés aux communications des organisations syndicales mises en place dans l’entreprise

Registres et documents obligatoires

En plus des affichages obligatoires, il faut également que l’employeur tienne à disposition des salariés certains registres et documents dont l’élaboration est exigée conformément aux dispositions du Code du travail. Il s’agit :

  • Du Document Unique d’Évaluation des Risques ou DUER

Son élaboration est exigée dans le cadre de la prévention des risques professionnels dans l’entreprise. Son actualisation doit être faite une fois chaque année ou selon des conditions définies dans le Code du travail. Il doit alors informer sur les risques courus dans chaque unité de travail, et les mesures de réduction de ces risques. Le DUER doit être tenu à la disposition des salariés pour qu’ils puissent le consulter et également à l’inspecteur du travail pour qu’il puisse le contrôler. Pour information, le chef d'entreprise est également tenu de l'afficher dans les locaux du travail.

  • Du registre unique du personnel

Ce registre doit être établi dans l’établissement dès lors que l’employeur embauche son premier salarié. Il doit informer sur l’identité des salariés selon l’ordre dans lequel ils ont été embauchés. Plus spécifiquement, les informations doivent porter sur le nom, le prénom, la date de naissance, les dates d’embauche et de sorties, les dates d’autorisation d’embauche et de licenciement, et la nationalité du salarié. Des parties du document doivent spécifiquement être consacrées aux stagiaires, aux jeunes salariés, aux salariés étrangers, les salariés temporaires, à temps partiel, ou les intérimaires ainsi que les personnes volontaires en service civique. Le Code du travail prévoit la possibilité d’établir ce registre en format numérique, mais avant sa mise en ouvre, il faudra en aviser les délégués du personnel. Le chef d’entreprise doit veiller à ce que les informations du registre soient à jour pour les 5 dernières années à compter de la date de sortie du salarié. 
Lors de son contrôle, l’inspecteur du travail peut exiger sa consultation, il est donc important pour l’employeur de veiller à ce qu’il soit à jour et disponible à tout moment.

  • Des bulletins de paie

Les bulletins de paie doivent être fournis aux salariés, car ils attestent du paiement régulier de leur rémunération. L’employeur peut proposer au salarié de fournir une version numérique de ce document au lieu de l’habituel format papier, mais le choix appartient totalement au salarié de l’accepter ou non. Il faut que le chef d’entreprise veille à garder un double de chaque bulletin de paie, quelle que soit sa forme. Par ailleurs, il faut qu’ils soient conservés sur 5 ans. Les mentions obligatoires au bulletin de paie sont déterminées dans le cadre des articles R3243-1 et suivant du Code du travail. Ainsi, il faut mettre à disposition ces bulletins pour les inspecteurs et les contrôleurs du travail. 

  • Des registres des délégués du personnel

L'entreprise est tenue de mettre en place une instance représentative du personnel à partir d'un certain nombre de salariés. A partir de 11 salariés, il faut procéder à la désignation des délégués du personnel. L'employeur est alors tenu d'élaborer un registre retranscrivant les requêtes des délégués du personnel et aux suites données par l'employeur à ces demandes. 

  • Le registre du travail par équipe

Les modalités de mise en oeuvre du travail par équipe diffèrent selon les besoins de l'établissement.Celui-ci peut être organisé par roulement, par relais, etc. Quelle que soit cette modalité, l'employeur doit mettre régulièrement à jour et tenir un registre dans lequel sont consignés: les noms des salariés par équipe et les horaires de travail de chacune des équipes. 

  • Le Registre des chantiers temporaires

Ce registre doit inclure une liste des chantiers et des lieux de travail temporaire mis en place par l'employeur dans l'entreprise. Il faut qu'il soit mis à la disposition de l'inspection du travail et au même titre, toute ouverture de chantier ou d'un autre lieu de travail accueillant au moins une dizaine de salariés pendant plus d'une semaine doit faire l'objet d'une information écrite auprès de l'inspecteur de travail compétent. 

  • Le Registre des repos hebdomadaires non donnés collectivement

Ce registre concerne les entreprises dans lesquelles l'attribution des jours de repos doit se faire par roulement. Ce document doit alors contenir la liste des employés et les jours de repos qui leur sont octroyés individuellement. Lorsqu'un salarié bénéficie d'un jour de repos hebdomadaire particulier, il faut que cette information soit inscrite dans les six jours qui suivent l'embauche. 

La trousse de secours

Au même titre que les affichages, les registres et les documents obligatoires, la trousse de secours fait également partie du lot pour que l'entreprise soit conforme par rapport à la loi. En effet, un équipement de premier secours doit être mis à la disposition des salariés pour leur permettre de prodiguer les premiers soins en urgence. Les produits contenus dans la trousse doivent être en bon état. Par ailleurs, la trousse ne doit surtout pas contenir de médicaments. Il est du ressort du médecin du travail de déterminer la nature de ces produits ainsi que les conditions dans lesquelles ils peuvent être utilisés. Le lieu où la trousse de secours est placée doit être porté à la connaissance de l'ensemble du personnel. 

Où trouver les informations pour remplir l'affichage obligatoire ?

Pour mettre en place les affichages obligatoires, il est nécessaire de se procurer les différentes informations qui doivent les composer. Pour trouver les numéros d'urgence des pompiers, du SAMU, ou de la police, il suffit de se renseigner auprès de la mairie ou indiquer les numéros nationaux. Les numéros des personnes compétentes dans l'entreprise pour l'évacuation en cas d'incendie, et ceux en charge du matériel devront être également recueillis. 

Les coordonnées de la médecine du travail doivent correspondre à ceux du service de santé du travail interentreprises auquel les entreprises comptant moins de 500 salariés ont adhéré, et ceux du service autonome mis en place dans les établissements de plus de 500 salariés.Quant aux numéros et l'adresse de l'inspecteur du travail, il est possible de les trouver sur le site de la Direccte nationale. Ce site informe sur les coordonnées de l'inspection du travail selon le département où est implantée l'entreprise. 

Les textes de loi à afficher  se trouvent dans le Code du travail et de certains articles du Code pénal qui sont cités dans ce même Code. Ceux relatifs à l'égalité professionnelle entre hommes et femmes doivent faire état des articles  L3221-1 à L3221-7 du Code du travail et 225-1 à 225-4 du Code pénal, les textes relatifs à la lutte contre les discriminations doivent citer les articles 225-1 à 4 du Code pénal, tandis que les textes de loi sur la lutte contre les harcèlements moral et sexuel doivent renseigner sur les articles 222-33-2 du Code pénal et son article 222-33.

Pour gagner du temps et se mettre plus facilement en conformité par rapport à l'affichage obligatoire, il est plus pratique de se procurer un Pack d'affichage obligatoire auprès d'un professionnel.

Le site affichage-obligatoire.net en propose différents formats avec les informations complètes et à jour.

Comment tester gratuitement la mise en conformité ?

Pour procéder à l’évaluation de la mise en conformité de l’entreprise par rapport au droit du travail, le chef d’entreprise peut recourir à différents outils et notamment à l’outil de diagnostic gratuit mis en place sur le site www-Convention-collective-fr.com. Il est totalement gratuit et permet de tester en 5 minutes la mise en conformité de l’établissement en prenant en compte les éléments suivants : l’effectif des salariés, la convention collective, les affichages obligatoires, l’obligation de diffusion, les registres, et la sécurité au travail. 


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